Selbst programmiert
Das Projektportal: Jede Aufgabe, jede Stunde, jeder Euro auf einen Blick
Bei einem Relaunch verteilt sich schnell alles auf E-Mails, PDFs und Tabellen. Irgendwann weiß keiner mehr genau, was entschieden wurde und wofür die Zeit verwendet worden ist. Das haben wir in eigenen Projekten gesehen, und das wollten wir unseren Kunden nicht länger zumuten.
Also haben wir ein eigenes Projektportal programmiert. Kunde und Agentur sehen dort denselben Stand: was zu tun ist, wer dran ist, was fertig ist und was es gekostet hat. Das Portal ist noch neu. Wir haben es eingeführt, weil wir gemerkt haben, dass unsere Kunden genau das brauchen, und setzen es seitdem bei neuen Website-Projekten ein.
- Konzept und UX
- WordPress-Plugin
- Zeiterfassung
- Diagramme
- Eigene Entwicklung
Unser Versprechen
Absolute Transparenz. Ohne Wenn und Aber.
Das Portal ist kein Schaustück, sondern unser Werkzeug. Wer mit uns eine Website baut, bekommt einen eigenen Zugang und kann jederzeit nachsehen, wie es um sein Projekt steht. Ohne anzurufen, ohne nachzufragen, auch abends um zehn.
Du siehst nicht nur, dass gearbeitet wurde, sondern woran und wie lange. Jede Stunde hängt an einer Aufgabe, jede Aufgabe an einer Phase. Daraus ergibt sich eine Kostenaufstellung, die du Zeile für Zeile nachvollziehen kannst.
Die Übersicht
Ein Balken für den Gesamtfortschritt, drei Ringdiagramme für die Details: Was hat der Kunde erledigt, was die Agentur, was ist noch offen? Die Seite aktualisiert sich alle 30 Sekunden von selbst.
Stunden und Kosten
Gebucht, verbraucht, noch verfügbar. Darunter steht, in welcher Phase die Zeit geblieben ist und welche Aufgaben am meisten gekostet haben. Wird das Kontingent überschritten, färbt sich die Kachel rot und nennt die Mehrkosten.
Der Leitfaden
Der Projektplan in vier Phasen: Klären, Bauen, Prüfen, Veröffentlichen. An jeder Aufgabe steht, wer zuständig ist. Erledigtes wird abgehakt und durchgestrichen, die verbrauchte Zeit steht gleich daneben.
Die Befunde
Was an der alten Website nicht stimmt, eingestuft als kritisch, wichtig oder Hinweis. Jeder Befund lässt sich aufklappen und erklärt in einfachen Worten: was wir gefunden haben, warum das wichtig ist und was wir tun.
Die Entscheidungen
Elf Fragen, jede mit kurzer Begründung und einer Auswahl aus Ja und Nein. Was der Kunde hier antwortet, landet sofort bei uns. Niemand muss in alten E-Mails suchen, was eigentlich vereinbart war.
Die Textfreigabe
Jeder neue Text der Website steht einzeln zur Freigabe. Ein Klick auf „Text freigegeben“ oder „Änderung gewünscht“, dazu ein Feld für die Nachricht an uns. Alle Wünsche sehen wir gesammelt an einer Stelle.
Kosten sieht nur, wer sie sehen soll
Nicht jeder im Unternehmen muss wissen, was das Projekt kostet. Die Stundenübersicht ist deshalb mit einem zweiten Passwort geschützt, das nur die Geschäftsführung bekommt. Ohne Freischaltung werden Stunden und Kosten gar nicht erst an den Browser übertragen.
Ein Zugang, kein Umweg
Du meldest dich mit Benutzername und Passwort an und bist drin. Einen Zugang zum WordPress-Backend brauchst du dafür nicht. Nach fünf falschen Versuchen sperrt sich die Anmeldung für 15 Minuten.
Alle Namen, Inhalte und Zahlen in den Bildern sind Beispieldaten. Die Euro-Beträge haben wir unkenntlich gemacht.
- Bausteine
- 4
- Audit, Entscheidungen und Freigaben, Leitfaden, Stunden und Kosten.
- Phasen
- 4
- Klären, Bauen, Prüfen, Veröffentlichen. Jede Aufgabe gehört zu genau einer.
- bis zum neuen Stand
- 30 s
- So oft aktualisiert sich die Übersicht von selbst.
Die Aufgabe
Ein Website-Projekt besteht aus vielen kleinen Schritten, an denen zwei Seiten arbeiten. Der Kunde liefert Antworten, Unterlagen und Freigaben. Wir kümmern uns um Audit, Texte und Technik. Das Portal sollte beides an einem Ort zusammenbringen und dabei so einfach bleiben, dass man es ohne Einweisung versteht.
Was das Portal kann
- Befunde aus dem Audit mit Erklärung in einfacher Sprache.
- Kundenfragen mit Ja und Nein statt langer E-Mail-Ketten.
- Jeder neue Text einzeln zur Freigabe.
- Projektplan in vier Phasen mit klarer Zuständigkeit.
- Stunden direkt an jeder Aufgabe erfassen.
- Auswertung: Was hat am meisten Zeit gekostet?
- Eigener Bereich für Zusatzaufgaben außerhalb des Plans.
Warum das funktioniert
Vertrauen entsteht, wenn man nachsehen kann. Wer jederzeit den Stand und die Kosten kennt, muss sich nicht auf ein Bauchgefühl verlassen. Für uns bedeutet das Portal weniger Rückfragen und keine doppelten Absprachen. Für dich bedeutet es eine Zeiterfassung, die du nachvollziehen kannst, und eine Abrechnung ohne Fragezeichen.
Unter der Haube
Ein WordPress-Plugin, von der ersten bis zur letzten Zeile selbst geschrieben.
- 0
- externe Bibliotheken
- PHP, JavaScript und CSS ohne fremde Zutaten. Auch die Diagramme sind selbst gebaut.
- 2
- Zugänge
- Einer für den Kunden, einer für die Agentur. Jeder darf nur seinen Bereich ändern.
- 5
- Fehlversuche
- Danach ist die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt.
- 8 Std.
- bleibt die Kostenansicht offen
- Stunden und Kosten sind mit einem zweiten Passwort geschützt. Nach der Eingabe bleiben sie acht Stunden sichtbar, dann sperrt sich der Bereich von selbst. Wer früher fertig ist, sperrt ihn mit einem Klick.
- Gebaut als Plugin für WordPress, unabhängig vom Theme der Website.
- Jede Eingabe wird auf dem Server geprüft: erlaubte Felder je Rolle, Wertebereiche und Längen.
- Passwörter liegen nur als Hash vor. Wird eines geändert, enden alle bestehenden Anmeldungen.
- Die Portalseiten sind für Suchmaschinen gesperrt.
- Farben auf Kontrast geprüft, Bedeutung nie nur über Farbe. Bedienbar per Tastatur (Barrierefreiheit).
- Am Handy ohne seitliches Scrollen nutzbar.
- Wer im Betriebssystem weniger Bewegung eingestellt hat, sieht keine Animationen.
- Dazu gehört ein PDF mit Audit und Leitfaden zum Ankreuzen und Unterschreiben.
Angaben laut Funktionsbeschreibung des Portals. Die Bilder zeigen Beispieldaten.
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